Fristen der Nebenkostenabrechnung – was Vermieter einhalten müssen

Die Zwölf-Monats-Frist des § 556 Abs. 3 BGB

Der Vermieter muss über die Vorauszahlungen jährlich abrechnen. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Entscheidend ist dabei nicht das Erstellungsdatum und nicht der Poststempel, sondern der Zugang beim Mieter.

Der Abrechnungszeitraum selbst darf höchstens zwölf Monate umfassen. Er muss nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmen, wird aber in der Praxis meist so gewählt, weil sich die Abrechnungen der Versorger daran orientieren.

Fristenbeispiele

Bei einem Auszug während des Jahres bleibt es bei der regulären Frist: Sie läuft ab dem Ende des Abrechnungszeitraums, nicht ab dem Ende des Mietverhältnisses. Der Vermieter muss die Abrechnung an die neue Anschrift zustellen; die Ermittlung dieser Anschrift gehört zu seinen Obliegenheiten.

Was passiert bei Verspätung?

Nach Ablauf der Zwölf-Monats-Frist ist der Vermieter mit Nachforderungen ausgeschlossen. Die Folgen im Einzelnen:

• Nachzahlung: nicht mehr durchsetzbar.
• Guthaben: bleibt bestehen und ist an den Mieter auszuzahlen.
• Abrechnungspflicht: besteht fort – der Mieter kann die Abrechnung weiterhin verlangen.
• Anpassung der Vorauszahlungen: setzt eine ordnungsgemäße Abrechnung voraus und entfällt damit ebenfalls.

Eine Ausnahme greift nur, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat. Der klassische Fall ist die verspätete Abrechnung eines Versorgers oder der Grundsteuer‑ bescheid, der erst nach Fristablauf ergeht. Der Vermieter muss die Verzögerung dann darlegen und unverzüglich nach Wegfall des Hindernisses abrechnen. Organisatorische Gründe – Zeitmangel, Personalwechsel, verlegte Belege – reichen nicht aus.

Die Einwendungsfrist des Mieters

Spiegelbildlich gilt für den Mieter ebenfalls eine Zwölf-Monats-Frist: Er muss Einwendungen gegen die Abrechnung binnen zwölf Monaten ab deren Zugang beim Vermieter geltend machen. Danach sind Einwände ausgeschlossen, sofern er die verspätete Geltendmachung zu vertreten hat.

Innerhalb dieser Frist kann der Mieter Belegeinsicht verlangen. Solange ihm diese Einsicht verweigert wird, darf er die Nachzahlung zurückhalten. Formell unwirksame Abrechnungen – etwa ohne Angabe der Gesamtkosten – lösen die Einwendungsfrist ohnehin nicht aus.

Fälligkeit von Nachzahlung und Guthaben

Eine Nachzahlung wird mit dem Zugang der formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig. Dem Mieter ist eine angemessene Frist zur Prüfung zuzugestehen; in der Praxis werden dafür üblicherweise etwa 30 Tage angesetzt. Ein Guthaben ist entsprechend zeitnah auszuzahlen oder zu verrechnen.

Nach der Abrechnung dürfen beide Seiten die monatlichen Vorauszahlungen nach § 560 Abs. 4 BGB durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen. Maßstab ist das Ergebnis der letzten Abrechnung – ein pauschaler Sicherheitszuschlag ist unzulässig.

Fristen automatisch im Blick behalten

Die Abrechnungsfrist ist die teuerste Frist im Vermieteralltag: Wer sie versäumt, verliert die Nachforderung vollständig. In MietKlar sind Abrechnungsjahre je Objekt hinterlegt, und die Zeitachse jeder Einheit dokumentiert lückenlos, wann eine Abrechnung erstellt und abgelegt wurde.

Wie die Abrechnung inhaltlich aufgebaut sein muss, zeigt die Anleitung Nebenkostenabrechnung erstellen. Welche Kosten überhaupt hineingehören, klärt die Liste der umlagefähigen Nebenkosten.