Nebenkostenabrechnung erstellen – die vollständige Anleitung für Vermieter

Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

Die Nebenkostenabrechnung – juristisch korrekt: Betriebskostenabrechnung – ist die jährliche Gegenüberstellung der tatsächlich angefallenen Betriebskosten und der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen. Sie ist immer dann zu erstellen, wenn im Mietvertrag Vorauszahlungen auf die Betriebskosten vereinbart wurden. Ist dagegen eine Pauschale vereinbart, entfällt die Abrechnungspflicht – dann trägt der Vermieter allerdings auch jede Kostensteigerung selbst.

Grundlage ist § 556 BGB in Verbindung mit der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Umlagefähig sind ausschließlich die dort aufgeführten laufenden Kosten, und auch nur dann, wenn ihre Umlage im Mietvertrag wirksam vereinbart wurde.

Die vier Pflichtangaben jeder Abrechnung

Der Bundesgerichtshof hat den Mindestinhalt einer formell wirksamen Abrechnung klar umrissen. Fehlt eine dieser vier Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam – und eine Nachforderung daraus nicht durchsetzbar:

1. Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart für das gesamte Objekt, nicht nur der auf die Einheit entfallende Betrag.
2. Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, also nach welchem Maßstab die jeweilige Kostenart verteilt wird (Wohnfläche, Personenzahl, Einheiten, Verbrauch).
3. Berechnung des Mieteranteils – der Rechenweg muss für einen durchschnittlichen Mieter ohne besondere Vorkenntnisse nachvollziehbar sein.
4. Abzug der geleisteten Vorauszahlungen und Ausweis des Saldos als Nachzahlung oder Guthaben.

In sechs Schritten zur fertigen Abrechnung

1. Abrechnungszeitraum festlegen

Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen. In der Praxis wird meist das Kalenderjahr gewählt, weil sich Versorgerabrechnungen daran orientieren.

2. Belege sammeln und sortieren

Erfasst werden alle Rechnungen, die dem Zeitraum zuzuordnen sind: Grundsteuerbescheid, Wasser- und Abwassergebühren, Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters, Müllgebühren, Versicherungspolicen, Hauswart- und Wartungsverträge, Gartenpflege, Strom für die Allgemeinbeleuchtung.

3. Umlagefähige Kosten abgrenzen

Nicht alles, was auf einer Rechnung steht, darf umgelegt werden. Reparatur- und Instandhaltungsanteile sowie Verwaltungskosten sind herauszurechnen. Enthält eine Hausmeisterrechnung sowohl Wartung als auch Reparaturen, muss der Reparaturanteil abgezogen werden. Welche Positionen zulässig sind, zeigt die Liste der umlagefähigen Nebenkosten.

4. Verteilerschlüssel je Kostenart zuordnen

Ist im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, wird nach Wohnfläche verteilt (§ 556a BGB). Verbrauchsabhängig zu erfassende Kosten – vor allem Heizung und Warmwasser – müssen nach der Heizkostenverordnung zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch verteilt werden. Für Müll oder Wasser ist auch ein Personenschlüssel zulässig, wenn er vereinbart wurde.

5. Mieteranteil berechnen und Vorauszahlungen abziehen

Für jede Kostenart wird der Anteil der Einheit ermittelt und aufsummiert. Von der Summe werden die im Zeitraum tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen abgezogen – maßgeblich ist das Gezahlte, nicht das Geschuldete.

6. Abrechnung zustellen und Vorauszahlungen anpassen

Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Anschließend dürfen beide Seiten die monatlichen Vorauszahlungen nach § 560 Abs. 4 BGB in Textform an das Abrechnungsergebnis anpassen.

Beispielrechnung

Ein Mehrfamilienhaus hat 400 m² Gesamtwohnfläche, die Einheit des Mieters misst 80 m², also einen Flächenanteil von 20 Prozent. Der Mieter hat monatlich 150 Euro vorausgezahlt.

Bei einem Ergebnis dieser Größenordnung ist eine Anpassung der Vorauszahlung auf etwa 215 Euro monatlich sinnvoll, damit im Folgejahr keine erneute Nachzahlung entsteht.

Fristen im Überblick

• Abrechnungszeitraum: maximal zwölf Monate.
• Abrechnungsfrist: zwölf Monate nach Ende des Zeitraums, maßgeblich ist der Zugang.
• Einwendungsfrist des Mieters: zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung.
• Fälligkeit der Nachzahlung: mit Zugang, nach angemessener Prüffrist.

Details und Beispiele finden Sie im Beitrag Fristen der Nebenkostenabrechnung.

Die häufigsten Fehler

• Verspätete Zustellung. Die Nachforderung ist nach Fristablauf verloren.
• Instandhaltung mitumgelegt. Reparaturen gehören nicht in die Abrechnung.
• Verwaltungskosten angesetzt. § 1 Abs. 2 BetrKV schließt sie ausdrücklich aus.
• Leerstand auf Mieter verteilt. Leerstandsanteile trägt der Vermieter.
• Nur Einzelbeträge ausgewiesen. Ohne Gesamtkosten fehlt eine Pflichtangabe.
• Heizkosten pauschal nach Fläche. Der Mieter darf dann 15 Prozent kürzen.
• Schlüssel ohne Vereinbarung gewechselt. Ein einmal vereinbarter Maßstab ist bindend.

Die Abrechnung per App erstellen

Der aufwendige Teil ist selten die Rechnung selbst, sondern das Zusammentragen von Belegen, Flächen, Vorauszahlungen und Schlüsseln. Genau hier setzt MietKlar an: Ein Schritt-für-Schritt-Assistent führt durch Kostenpositionen, Verteilerschlüssel und Verbrauchswerte, berechnet den Anteil jeder Einheit, rechnet die Vorauszahlungen gegen und weist den Saldo aus.

Das Ergebnis lässt sich als vollständige PDF-Abrechnung exportieren – mit Abrechnungszeitraum, Einheit, Verteilerschlüssel, Flächenanteil, Kostenaufstellung und Saldo, zweisprachig auf Deutsch und Englisch. Jede erstellte Abrechnung wird automatisch in der Dokumentenablage der Einheit gespeichert. MietKlar ist für iOS und Android verfügbar – hier herunterladen.